1. Présentation
L’Éditeur d’Assistant/Wizard va permettre de paramétrer l’ensemble des Étapes qui vont se dérouler lors du parcours de l’Utilisateur dans l’Interface de Publication.
On y définira les différentes Étapes, les Options qu’elles proposent, les Attributs qu’elles assignent, les Blocs IA qu’elles exécutent, etc. L’Assistant / Wizard agit comme chef d’orchestre des Blocs pour déclencher chaque élément quand il faut, comme il faut, selon les actions de l’Utilisateur.
2. Paramétrage général
Lors de la création d’une App, un Assistant / Wizard est automatiquement créé et associé à cette App. Il contiendra par défaut une Étape Fin.
L’Étape fin doit être conservée et modifiée avec le message de votre choix. Elle assurera que l’Assistant / Wizard de l’Interface de Publication se termine et génère la Publication définitive.
Par défaut, le déroulement des Étapes se fait de haut en bas. Vous pouvez cliquer sur une Étape pour la glisser/déposer à l’endroit souhaité, et changer ainsi l’ordre de vos Étapes simplement.
Il est possible de masquer chaque Étape en lui assignant des critères de visibilité (selon la présence ou l’absence de certains attributs ou valeurs d’attributs).
Vous pouvez également modifier pour chaque Étape ou chaque Option l’Étape suivante par défaut pour en assigner une particulière, cette fonctionnalité permet d’aller directement à une Étape bien plus loin.
Attention avec cette méthode les Étapes intermédiaires jusqu'à l'Étape définie seront ignorées. Assurez-vous qu'aucune action nécessaire à votre scénario (exécution de bloc, assignation d'attributs, etc) n'est effectuée que sur ces Étapes intermédiaires.
Toutes les étapes, peu importe leur type, peuvent être passées en “bloquante” ce qui permet d’attendre que les Exécutions des blocs soient terminées.
L'avant-dernière Étape de votre Assistant doit toujours être bloquante pour assurer que tous les blocs ont bien été exécutés avant de terminer la publication.
Pour tous les types d’Étapes, vous pourrez paramétrer les éléments suivants.
- Nom de l’Étape : il s’agira de la question affichée à l’Utilisateur dans l’Interface de publication. Elle doit être claire et courte.
- Description : un complément d’information apportée à l’Utilisateur pour expliciter la question.
- Type d’étape : À choisir entre Choix, Champ de texte, Message et Fin.
Règles d’exécution :
- À assigner : vous pouvez ajouter des attributs et/ou des valeurs d’attributs assignés à la Publication dès la validation de l’Étape.
- À retirer : vous pouvez ajouter des attributs et/ou des valeurs d’attributs retirés de la Publication dès la validation de l’Étape.
- Blocs à exécuter : permet de sélectionner les blocs IA, API ou les blocs exports dont l’exécution devra être déclenchée lors de la validation de l’Étape.
Si la majorité des blocs sont exécutés à chaque Étape pour prendre en compte les options saisies par l'Utilisateur d'App, vous devez assigner les blocs IA, API et Exports manuellement dans l'Assistant pour qu'ils soient exécutés au bon moment.
Flow :
Ici vous pourrez affecter un ensemble de critères conditionnels pour déterminer quand l’Étape doit être visible ou non. Il est ainsi possible de choisir la visibilité selon la présence d’un ou plusieurs attributs, d’une ou plusieurs valeurs d’attributs, d’absence d’attributs ou de valeurs, ou de combinaisons de critères.
Pour plus de précisions sur le fonctionnement des critères conditionnels vous pouvez consulter l'article sur le bloc condition qui détaille les possibilités.
Vous pouvez aussi sélectionner une Étape suivante particulière, qui n’est pas la prochaine dans la liste des Étapes. Elle vous permet de sauter plusieurs Étapes sans avoir à les masquer par des règles conditionnelles.
3. Paramétrage par type d’Étape
Chaque type d’Étape a des paramètres spécifiques, qui s’ajoutent à ceux énumérés plus haut.
Étape Choix :
Cette Étape permettra de proposer à l’Utilisateur d'App plusieurs réponses possibles, plusieurs Options, qui assigneront des attributs et une valeur existante d’attribut lorsque l’Option est sélectionnée.
Vous aurez à choisir le type de réponse :
- Choix unique : comme son nom l’indique, une seule Option possible pour l’Utilisateur. Il est obligatoire de sélectionner une Option.
- Case à cocher : plusieurs Options possibles, au moins une Option doit être sélectionnée pour valider l’Étape.
- Liste déroulante : une seule Option possible, ce format est adapté lorsque les Options sont très nombreuses.
Dans « Possibilités » vous pouvez sélectionner un Attribut existant ayant au moins une valeur, toutes ses valeurs seront automatiquement ajoutées en tant qu’Options possibles. Vous pourrez alors modifier leur intitulé. Au clic sur l’engrenage, vous accéderez aux paramètres de l’Option.
Par défaut, l’Option ajoutée automatiquement assignera l’Attribut et la valeur à laquelle elle correspond. Vous pouvez ajouter des attributs ou des valeurs à assigner, à retirer, des Blocs à exécuter, etc
La majorité des paramètres disponibles pour les Steps le sont également pour les Options, ce qui vous permettra de créer des réglages spécifiques et déclencher des logiques métiers à partir des Options. Le fonctionnement reste donc le même lors des assignations et exécutions, déclenchées à la validation de l’Étape.
Vous pouvez aussi afficher ou masquer l’Option avec les mêmes possibilités que pour les Étapes.
Étape Champ de texte :
Sur cette Étape, l’Utilisateur d'App aura à remplir un champ de saisie.
Le texte saisi deviendra la valeur de l’Attribut Texte assigné à l’Étape, il pourra être utilisé comme variable dans les différents Blocs qui composent l’App. Cette Étape permet donc de récupérer une information donnée par l’Utilisateur d'App pour l’exploiter sur la Publication.
L’Attribut à assigner doit toujours être un Attribut Texte sans valeur existante.
Étape Message :
Elle sert à informer les utilisateurs en indiquant des informations via le Nom de l’étape ou la Description. Il est recommandé de l’utiliser en avant-dernière Étape de votre Assistant pour inviter vos Utilisateurs d'App à finaliser leur contenu, et vous assurer que tous les blocs sont bien exécutés en rendant cette Étape bloquante.
Vous pouvez néanmoins en poser ponctuellement pendant le parcours pour déclencher des Exécutions de Blocs, tout en informant l’Utilisateur d'App de la suite.
Il est vivement recommandé d’ajouter une Étape Message en avant-dernière Étape de l’Assistant/Wizard, avec l’option bloquante cochée, pour que toutes les exécutions de blocs soient terminées avant la fin du parcours.
Étape Fin :
Elle clôture le parcours et permet le rapatriement des Publications exportées en Word ou en PPT, si les Blocs Exports concernés ont bien été Exécutés lors de l’Étape précédente.
Cette Étape est obligatoire, systématiquement bloquante et n’est pas prévue pour exécuter des blocs ou assigner des attributs.
4. Bonnes pratiques et astuces
Avant-dernière Étape : placez une Étape Message
Il est vivement recommandé d’ajouter une Étape Message en avant-dernière Étape de l’Assistant / Wizard, avec l’option bloquante cochée, pour que tous les blocs soient entièrement exécutés avant de permettre à l’Utilisateur d'App de terminer le parcours.
Cela permet de s’assurer que tous les traitements prévus ont été réalisés, que la génération de contenu par IA est terminée et que l’Utilisateur d'App a pu finaliser le contenu de la Publication avant de valider l’Étape.
Ajoutez l’Exécution des Blocs Exports sur l’avant-dernière Étape
L’Exécution d’un Bloc se fait toujours à la validation d’une Étape, il convient donc d’Exécuter les Blocs Exports sur l’avant-dernière Étape de l’Assistant / Wizard pour que le contenu final de la publication soit exporté.
Comment relancer un export
Aujourd’hui pour déclencher de nouveau l’Exécution des Blocs Exports, vous devez revenir sur une Étape précédente et changer une Option ou une saisie dans un Champ de texte puis valider l’Étape pour que le parcours s’ajuste et crée de nouveaux documents lors de l’Export.
Il n’est pas encore possible de relancer directement l’Export depuis la dernière Étape de l’Assistant/Wizard. Vous pouvez ajouter un espace " " dans un champ de saisie pour qu'il soit considéré comme différent et permette de relancer l'Export.
Organiser l’ordre de ses Étapes
Considérez le parcours comme un déroulement continu, privilégiez le masquage de questions pour mettre en place la logique de votre App.
La possibilité d’assigner une Étape par défaut à une Étape ou une Option doit ponctuellement servir sur des cas précis, abuser de cette fonctionnalité va grandement complexifier l’organisation et la maintenance de votre Assistant / Wizard.
Si vous avez du mal à vous projeter, utilisez des outils comme Miro ou Whimsical pour dessiner votre arborescence de questions.